APN: Manual för kommunadministratörer

 

Som kommunadministratör ansvarar du för att regelverket är korrekt i systemet, samt för att lägga till föreningar.


APN är helt webbaserat och behöver inte installeras på er server utan ni får en länk av oss med inloggningsuppgifter som ni sedan kan lägga ut på er hemsida.

 

Du kan även nyttja funktioner för att söka information till politiker inom kommunen och informera era föreningar.

 

Figur 1 visar hur det kan se ut när du loggar in. I detta fall är det Emma Svensson som loggat in som kommunadministratör i Umeå kommun.

 

De flesta av de funktioner som tillkommer ledare och föreningsadministörer finns även för kommunadministratörer, ofta genom att kortnamn efterfrågas i ett första steg. Se manualer för ledare och föreningasdministratörer för mer information.

 

Rubrikerna under leder till instruktioner som komplimenteras av videor.

Första gången

Lägg upp följande uppgifter i systemet:

  • Period.
  • Bidragsregler.
  • Skoltider.
  • Föreningstyper.
  • Verksamheter.
  • Anläggningar.
  • Områden.
  • E-postadresser till de personer som ska få ett e-brev när en periodrapport är godkänd.
  • Externa system, vilka externa system ni sammarbetar med.

 

Figur 1

Vid periodbyten

I slutet av en period måste nästa period, och bidragsregler för denna, skapas. Klicka på Period i menyn till vänster. Klicka sedan högst upp på Skapa ny period. Fyll därefter i namn (beteckning på perioden), för vilka datum perioden gäller samt sista datum för kontroll och godkännande, och klicka på spara.

 

Klicka på Bidragsregler i menyn till vänster. Klicka längst upp på Skapa nya regler alternativt kopiera från befintlig regel. Fyll i enligt de regler som ska gälla följande period. Glöm inte spara! Du kan även förlänga bidragsreglerna ni har nu genom att ändra vilka datum de gäller mellan.

 


Öppna och stäng period

Huruvida en period är stängd eller öppen beror på datum. Om sista datum för kontroll av närvarokort (och för inskickning) är förbigången så är perioden stängd. Du kan öppna perioden genom att gå in på menyvalet Period och ändra sista-datumet för aktuell period till ett som inte redan är förbigånget, och tvärt om.

 

En öppnad period är öppen för samtliga föreningar.

Lägg upp nya föreningar samt koppla till externt system

För att lägga upp nya föreningar, gå in på menyvalet Föreningar. Skriv in information och ge föreningen ett kortnamn. Kortnamnet bör vara samma som det kortnamn/ID som används i ert bokningssystem.

 

Om föreningen registrerar närvaro i ett annat system, som vi arbetar med, ska ni markera vilket system. Klicka på Föreningar i menyn till vänster, sök reda på rätt förening. Klicka på rullmenyn bredvid Registrerar sammankomster i och välj vilket system. Fyll i vilket ID-nummer de fått därifrån.

 

Varje förening behöver en föreningsadministratör. Det lägger du till och ändrar genom att klicka på Ledare i menyn till vänster. Sedan skriver du ett användarnamn och lösenord till föreningsadministratören och skapar. Skicka användarnamn och lösenord så kan de sedan ändra detta själva.

 

Föreningsöverskridande information

Listor

Här kan du hitta ta fram listor med ledare, deltagare med extra stöd, externa system, föreningar. Du kan begränsa till föreningar, perioder eller tidsintervall.

 

Sammanställning

Här ser du en sammanställning över alla föreningars periodrapporter. Välj om du vill se godkända periodrapporter, icke godkända periodrapporter eller samtliga periodrapporter. Genom att klicka på kortnamnet för en förening i tabellen kommer du direkt till den föreningens periodrapport.

 

Meddelande

Här kan du skriva ett meddelande som kommer upp på förstasidan när föreningar ska logga in på APN.

Bidrag (aktivitetsbidrag)

Bidragsregler

Här lägger du till nya bidragsregler och ändrar aktuella. Systemet kommer sedan beräkna bidrag utifrån dessa regler till alla föreningar.

 

Förskott

Här skriver du in vilka föreningar som fått förskott på det lokala kommunala aktivitetsstödet. Det räknas sedan in i periodrapporterna för var förening så det kan se vad av det bidrag de fått som är taget eller hur mycket med de kommer att få sedan.

 

Epost

Här anmäler du vilka epostadresser som ska få meddelande när en periodrapport från en förening skickas in.

Fast information

Period

Här listas alla perioder som är gjorda. Du kan gå in och ändra namn på period, datum för period, sista datum för närvarokontroll etc.

 

Föreningstyper

Här ser du och lägger till eller tar bort föreningstyper.

 

Verksamheter

Här ser du och lägger till eller tar bort verksamhetstyper.

 

Anläggningar

Här ser du och lägger till eller tar bort anläggningar.

 

Områden

Här ser du och lägger till eller tar bort områden.

 

Skoltider

Här lägger du upp vilka skoltider och undantag till de tiderna i varje period. Detta finns för att reglerna säger att en skol-idrottsförening inte ska få bidrag under skoltid, då de redan har tillgång på gratis lokaler etc. Med tiderna inlagda beräknas bidraget till skol-idrottsföreningar ut korrekt.

Information på föreningsnivå

För att få någon information måste man veta föreningens kortnamn. Det finner du genom att söka på föreningen i Föreningar i menyn till vänster. Det använder du för att ApN ska förstå vilken förening du söker information om. Information inom föreningar kan hämtas på flertalet olika ställen. All information går att spara ner på datorn genom att ladda ner fil, skapa excel fil eller liknande kommandon på vardera sida.

 

Periodrapport

Här kan ni hitta rapporter och sammanställningar av sammankomsterna inom olika närvarokort inom en förening. Här står också hur mycket bidrag de är berättigade till.

 

Statistik

Här hittar du en mängd information från antalet deltagare per förening till hur många tjejer som spelade hockey oktober till mars 2012-13.

 

Deltagare, lista

Här listas alla deltagare i en förening upp. Det går även att hitta alla deltagare anmälda på ett närvarokort.


Deltagare/kort

Här listas alla närvarokort. Klicka på den du söker så kommer en lista med alla deltagare anmälda på det närvarokortet upp.


Deltagares sammankomster

Här listas alla sammankomster en deltagare haft inom den föreningen under en viss period. T.ex. Anna Anderssons deltagande i Fotboll If under januari månad.

 

Ledare

Här listas alla ledare en förening har. Det går även att sortera på närvarokort.

 

Närvarokort

Här kan information om varje sammankomst hittas. Framförallt kan krockar upptäckas. Krockar händer när en deltagare är registrerad på fler än en sammankomst samtidigt. Systemet beräknar inget bidrag det tillfället då en deltagare krocka.

Externa system

Externa system

Här fyller du i vilka externa system du tänker sammarbeta med. Listan till höger visar vilka system som ApN är kompatibelt med.

 

Filexportinst

Här kan du ställa in hur ApN ska exportera filer, t.ex. till ert ekonomisystem.

Rätta felaktiga anläggningar

Vid import av närvaroregistrering till ApN kan föreningar skriva felaktiga anläggningar som kommer in i systemet. För att ändra dessa klickar du på Fel anläggn i menyn till vänster. Välj sedan period och om du vill ändra lokal för sammankomster eller närvarokortets huvud. I listan som visar säg kan du välja en eller flera felaktiga anläggningar och byta till någon av de inlagda anläggningarna genom att välja i rulllistan till höger. Klicka sedan på Byt namn på anläggning till ovanstående.

 

Hantera deltagare

Om ett namn har blivit fel för en deltagare kan kommunadministratörer ändra detta genom menyvalet Deltagare. Sök på personen, klicka därefter på personnumret och gör de förändringar som är nödvändiga.

 

Där är även i detta menyval som en kommundaministratör kan markera deltagare med rätt till extra stöd.

 

Importera deltagare

För att importera listor på deltagare till en förening, öppna den excel-fil med deltagare som föreningen skickat dig. Se till att filen ser ut på följande sätt:

Figur 2: Exempel på excel-fil

Det ska alltså vara 3 kolumner: Första med förnamn, andra med efternamn, tredje med personnummer i formatet [YYMMDD-NNNN]. Det får inte finns någon annan information i filen. Ibland kan det vara enklast att kopiera ut de rätta kolumnerna och spara i en ny excelfil.

 

Spara filen i formatet "Text (tabbavgränsad)". Logga därefter in på APN och välj menyvalet Deltagare. Klicka på Importera deltagare och importera din fil.

 

När importeringen är klar listas alla införda deltagare. Några rader kan då vara röda, de är personer utan giltiga personnummer.

Hantera andra typer av bidrag

Under menyvalet Hantera bidrag kan kommundaministratörer lägga upp andra typer av bidragsansökningsformulär än det kommunala aktivitetsstödet. För att skapa nytt bidrag, klicka på Nytt bidrag. Fyll därefter i namn, datum då bidraget visas i APN och sista anmälningsdatum. Fyll också i om och vem som ska få ett e-brev då en ansökning skickats in. Klicka därefter på spara.

 

Under informationen du fyllt i kommer det upp en rubrik Frågor. Skriv frågan och välj vilken typ av svar som får skrivas. Det går även att välja filuppladdning så att föreningarna kan ladda upp olika dokument. Klicka på gröna knappen (ett +) för att lägga till frågan.

 

Frågorna läggs till i en tabell. För att ändra på någon av frågorna klicka på redigera. Då kan du lägga till en beskrivning (liten text under frågan), ändra ordning på frågorna (genom att ändra ordningsnr) samt fixa de extra saker som kommer med vissa typer (till exemepel antal rader vid flervalsalternativ). Till höger fyller du i svaralternativ där det behövs (till exempel vid flervalsalternativ). Glöm inte klicka på spara.

 

Längst ner på sidan klickar du återigen på spara när du är klar. För att ta bort bidraget, klicka på Ta bort, längst ner.

 

Du kan sedan se vilka som gjort ansökningar genom att klicka Visa ansökningar brevid, till vänster brevid listan av bidrag.

 

Kontakt

Användarfrågor:

090-16 16 60 (tryck 2) eller skicka ett e-brev till apn@umea.se.

 

Datafiler från Idrottonline:

Laddas upp i APN.

 

Frågor om bidrag eller regelverk:

Kontakta bidragshandläggare vid din kommun.

 

Systemfrågor:

Wilmer Prentius

Umeå kommun, fritid

090-16 16 57

mejllänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

 

För mobilen

Registrera nya aktiviteter genom APN:s mobilanpassade gränssnitt: